Workspace: Ordner für Dokumente

Ordner anlegen und benennen

Unter Workspace → Dokumente legen Sie über "Neuer Ordner" eigene Ordner an und vergeben dabei einen Namen und optional eine Farbe. Namen lassen sich jederzeit über das Kontextmenü ändern.

Ordner können über mehrere Ebenen verschachtelt werden. Wird ein ganzer Ordner per Drag & Drop hochgeladen, übernimmt die Plattform die Struktur samt Ordnernamen.

• Name und Farbe direkt beim Anlegen
• Umbenennen, Verschieben, Kopieren und Löschen über das Kontextmenü
• Dokumente per Drag & Drop zwischen Ordnern verschieben
• Wissenssammlungen erscheinen als gespiegelte Workspace-Ordner

Wiederfinden und teilen

Ordnerbaum, Breadcrumb und Suche greifen ineinander: Die Suche findet Dateien und Ordner, der Detailbereich zeigt zu jedem Eintrag Größe, Änderungsdatum und Inhalt.

• Sortierung nach Name, Datum, Größe oder Typ
• Aggregierte Ordnergröße und Anzahl Unterordner im Detailbereich
• Link auf einen Ordner oder ein Dokument kopieren — nur für Mitglieder desselben Tenants gültig

Zugriffsrechte je Ordner

Rechte werden pro Ordner und Rolle gesetzt: Schreiben, Lesen, Kein Zugriff oder Erben. Sie vererben sich auf Unterordner und Dateien, solange dort nichts anderes hinterlegt ist. Ändern dürfen sie nur Tenant-Administratoren.

Dasselbe Schreibrecht steuert auch, wer eine Office-Datei im Browser bearbeiten darf.

Benennung in der Praxis

Einigen Sie sich früh auf eine Namenskonvention. Ordnernamen tauchen in der Suche, in geteilten Links und in der Zuordnung zu Wissenssammlungen wieder auf — nachträgliches Umbenennen ist zwar möglich, aber verwirrt bereits verteilte Links weniger, wenn es selten nötig ist.

• Fachbereich oder Prozess statt Personennamen
• Jahr oder Periode voranstellen, wenn regelmäßig neue Stände entstehen
• Vertrauliche Bestände in einen eigenen Ordner mit engeren Rechten