Workspace: carpetas de documentos

Crear y nombrar carpetas

En Workspace → Documentos, "Nueva carpeta" crea sus propias carpetas con un nombre y, opcionalmente, un color. Los nombres pueden cambiarse en cualquier momento desde el menú contextual.

Las carpetas pueden anidarse en varios niveles. Al arrastrar una carpeta completa, la plataforma recrea su estructura con los nombres de carpeta.

• Nombre y color al crearla
• Renombrar, mover, copiar y eliminar desde el menú contextual
• Mover documentos entre carpetas arrastrando y soltando
• Las colecciones de conocimiento aparecen como carpetas espejo del Workspace

Encontrar y compartir

Árbol de carpetas, migas de pan y búsqueda trabajan juntos: la búsqueda cubre archivos y carpetas, y el panel de detalles muestra tamaño, fecha de modificación y contenido de cada entrada.

• Ordenar por nombre, fecha, tamaño o tipo
• Tamaño agregado de la carpeta y número de subcarpetas en el panel de detalles
• Copiar un enlace a una carpeta o documento: válido solo para miembros del mismo tenant

Permisos por carpeta

Los permisos se definen por carpeta y rol: escritura, lectura, sin acceso o heredar. Se propagan a subcarpetas y archivos salvo que allí se indique otra cosa. Solo los administradores del tenant pueden cambiarlos.

El mismo permiso de escritura determina quién puede editar un archivo Office en el navegador.

Nomenclatura en la práctica

Acuerde pronto una convención de nombres. Los nombres de carpeta reaparecen en la búsqueda, en los enlaces compartidos y en la asignación a colecciones de conocimiento: renombrar después es posible, pero una convención mantiene con sentido los enlaces ya repartidos.

• Área o proceso en lugar de nombres de personas
• Anteponer el año o el periodo cuando llegan versiones nuevas con regularidad
• Mantener el material confidencial en su propia carpeta con permisos más estrictos